Vad är en integritetspolicy?

Denna policy förklarar hur vi samlar in, använder, och skyddar dina personuppgifter när du använder vår hemsida eller söker arbete hos oss. Detta för att du ska känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas och att du vet dina rättigheter om du vill se, ändra eller ta bort den information som finns lagrad om dig.

När du gör en förfrågan eller köper någon av våra tjänster sparar vi den information som du väljer att lämna till oss. Vi gör detta för att kunna erbjuda dig så relevant service och kommunikation som möjligt. Du har alltid rätt att få veta vilka uppgifter vi har sparat om dig, varför de finns hos oss och hur länge de sparas. Självklart kan du också när som helst begära att dina uppgifter tas bort ur vårt register.

Har du några frågor eller funderingar kring vår integritetspolicy så är du välkommen att maila till vår VD Vanessa Holmberg på vanessa@holmbergsvanner.se.

Vilka personuppgifter vi samlar in

På Holmbergs Vänner samlar vi in följande typer av data för att hantera ansökningar och förfrågningar:

• Namn: För att identifiera och adressera dig korrekt.

• Kontaktuppgifter: Som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig angående din ansökan.

• IP-adress: Kan användas för säkerhet och för att analysera besöksmönster på vår hemsida.

• CV och personligt brev: För att förstå din bakgrund och se om du är en bra matchning för våra tjänster.

• Eventuella andra uppgifter som du frivilligt lämnar i ansökningsformuläret, som intressen eller tidigare erfarenheter.

Dessa uppgifter samlas in för att kunna matcha dig med rätt tjänst och för att skapa en så personlig och relevant upplevelse som möjligt.

Hur vi samlar in personuppgifter

På Holmbergs Vänner samlar vi in uppgifter på olika sätt beroende på vilken information det handlar om och syftet med insamlingen. När du fyller i ett ansökningsformulär på vår hemsida, lämnar du själv uppgifter som namn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, vilket vi samlar in för att kunna hantera din ansökan och matcha dig med rätt tjänst.

Vissa uppgifter samlas även in automatiskt när du besöker vår hemsida. Det kan handla om din IP-adress, information om vilken enhet och webbläsare du använder, samt tid och datum för ditt besök. Vi samlar även data om hur du navigerar på hemsidan, som vilka sidor du besöker och vad du klickar på. Denna automatiska insamling sker via cookies och liknande spårningstekniker, och endast om du har gett ditt samtycke.

Om du kontaktar oss direkt, till exempel via e-post eller telefon, sparar vi den information du väljer att dela med oss, som frågor eller kommentarer. Detta gör vi för att kunna erbjuda bästa möjliga service och följa upp eventuella ärenden. Alla insamlade uppgifter hanteras enligt vår integritetspolicy och gällande dataskyddslagstiftning för att skydda din integritet och ge en trygg upplevelse.

Varför vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in information för att kunna erbjuda och förbättra våra tjänster samt säkerställa en trygg och relevant upplevelse för dig. Genom att samla in uppgifter som namn, kontaktinformation, och eventuellt CV och personligt brev kan vi matcha dig med rätt tjänster och skräddarsy vår kommunikation för att passa dina behov och preferenser.

Vi använder också informationen för att säkerställa att vi följer gällande lagar och regler, som exempelvis vid användning av RUT-avdrag, och för att kunna hantera betalningar och fakturering på ett korrekt sätt. Dessutom hjälper insamlad data oss att analysera och förbättra vår hemsida, så att vi kan ge en bättre användarupplevelse och göra hemsidan mer användarvänlig.

Genom att samla och hantera dessa uppgifter kan vi också säkerställa att vår kommunikation är så relevant som möjligt för dig, så att vi kan ge dig den bästa servicen och hjälpa dig på bästa sätt. Vi strävar alltid efter att skydda dina uppgifter och följa de regler som finns för att säkerställa att din integritet bevaras.

Hur vi använder personuppgifterna

Vi använder de personuppgifter som vi samlar in för att kunna tillhandahålla och förbättra våra tjänster, samt för att säkerställa en smidig och relevant upplevelse för dig som användare. Här är några exempel på hur vi använder dina personuppgifter:

• För att hantera ansökningar och förfrågningar: De uppgifter du lämnar i samband med en ansökan, som namn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, används för att kunna bedöma din ansökan och matcha dig med rätt tjänst. Vi kan också använda denna information för att komma i kontakt med dig för uppföljning eller vidare kommunikation.

• För att förbättra vår kommunikation med dig: Vi använder dina kontaktuppgifter för att hålla dig uppdaterad om våra tjänster, svara på eventuella frågor eller ge dig information om relevanta erbjudanden och uppdateringar som kan vara av intresse för dig.

• För att optimera hemsidan: Genom att analysera information om hur du använder vår hemsida, till exempel besöksdata och navigeringsmönster, kan vi göra förbättringar för att ge en bättre och mer användarvänlig upplevelse. Vi använder även dessa uppgifter för att identifiera tekniska problem och för att anpassa innehållet på hemsidan efter dina behov.

• För att hantera fakturering och betalningar: Om du köper våra tjänster eller använder RUT-avdrag, använder vi de personuppgifter som krävs för att skicka fakturor, hantera betalningar och säkerställa att RUT-avdraget hanteras korrekt enligt gällande lagstiftning.

• För att följa lagar och regler: Vi använder dina uppgifter för att säkerställa att vi följer relevanta lagar och regler, exempelvis för skatterapportering, bokföring och dataskydd. Detta gör vi för att kunna tillhandahålla våra tjänster på ett transparent och lagligt sätt.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Holmbergs Vänner sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla våra åtaganden eller än vad som krävs enligt gällande lagstiftning. Lagringstiden för personuppgifter varierar beroende på vilken typ av uppgift det gäller och vilket syfte den har samlats in för.

Efter avslutad tjänst kommer vi att radera eller avidentifiera deras personuppgifter inom 90 dagar. På samma sätt kommer uppdragstagares personuppgifter att raderas eller avidentifieras inom 90 dagar efter det att avtalsförhållandet avslutats.

I vissa fall kan vi behöva behålla personuppgifter längre än 90 dagar om det krävs av rättsliga skäl eller på grund av klagomål.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du rätt att få information om vilka personuppgifter vi har om dig och hur de används. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att få dem rättade. Du kan också begära att vi raderar dina uppgifter om de inte längre är nödvändiga eller om du återkallar ditt samtycke.

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter, samt att få dem i ett maskinläsbart format för att överföra till en annan aktör om det är möjligt.

Du kan invända mot att vi använder dina uppgifter för direkt marknadsföring eller om vi behandlar dem baserat på vårt berättigade intresse.

Om du anser att vi inte följer lagstiftningen kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). För att utöva dina rättigheter, kontakta oss och vi svarar inom en månad.

Säkerhet för dina personuppgifter

På Holmbergs Vänner vidtar vi en rad säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, förlust, förändring eller annan missbruk. Dessa åtgärder innefattar både tekniska och organisatoriska lösningar:

• Kryptering: För att skydda känslig information vid överföring mellan våra system och användare, använder vi krypteringstekniker. Detta innebär att de uppgifter som skickas via internet är skyddade och inte kan läsas av obehöriga.

• Åtkomstkontroll: Vi implementerar strikt åtkomstkontroll för att säkerställa att endast behörig personal har tillgång till personuppgifter. Detta sker genom användning av unika användar-ID och lösenord, samt vid behov multifaktorsautentisering, för att förhindra obehörig åtkomst till våra system och databaser.

• Säker lagring: Personuppgifter lagras på säkra servrar med skydd mot intrång, och vi använder brandväggar och andra säkerhetsmekanismer för att förhindra obehörig åtkomst till våra lagringssystem.

• Säker hantering av leverantörer och tredje parter: När vi samarbetar med externa leverantörer eller tredje parter, ser vi till att de följer samma höga säkerhetskrav för att skydda personuppgifter. Detta säkerställs genom avtal och regelbundna kontroller.

Automatiskt insamlade uppgifter

Cookies och spårningstekniker

En cookie är en liten textfil, som små minnesanteckningar som gör att hemsidor kan “känna igen” dig och ge dig en bättre upplevelse, och som sparas på din dator eller mobil när du besöker en hemsida. Den hjälper hemsidan att komma ihåg saker om ditt besök, vilket gör att upplevelsen blir smidigare nästa gång du kommer tillbaka. Cookies kan till exempel: Komma ihåg dina inställningar: Om du har valt ett språk eller ställt in vissa preferenser på hemsidan, ser en cookie till att dessa inställningar finns kvar nästa gång du besöker sidan. Hålla dig inloggad: Om du loggar in på en hemsida, hjälper cookies till att komma ihåg att du är inloggad medan du surfar runt på olika sidor. Spara information om dina besök: Vissa cookies kan spara uppgifter om vilka sidor du har besökt på hemsidan. Detta används ofta för att förbättra hemsidan eller för att visa dig mer relevanta annonser.

Det finns två huvudsakliga typer av cookies som fungerar lite olika: sessionscookies och permanenta cookies. Sessionscookies sparas bara tillfälligt och försvinner så fort du stänger webbläsaren. De hjälper hemsidan att hålla reda på dig medan du navigerar mellan olika sidor, till exempel genom att hålla dig inloggad eller komma ihåg vad du lagt i varukorgen. De används alltså bara under ditt aktuella besök och lagras inte på din enhet efter att du lämnat hemsidan.

Permanenta cookies sparas längre på din dator eller mobil, även efter att du stänger webbläsaren. De har ett utgångsdatum, så de kan ligga kvar i flera dagar, månader eller till och med år beroende på inställningarna. Permanenta cookies kan hjälpa hemsidor att komma ihåg dina inställningar och preferenser till nästa gång du besöker sidan, som språkval eller inloggningsinformation, och används även för att visa anpassade annonser.

Du kan alltid ställa in din webbläsare för att blockera eller ta bort cookies om du vill.

Delning av personuppgifter med tredje part

På Holmbergs Vänner delar vi viss information med externa tredje parter för att kunna erbjuda våra tjänster och driva verksamheten effektivt. Våra medarbetare arbetar som egenanställda och vi skriver sekretessavtal med dem för att säkerställa att de hanterar personuppgifter på ett korrekt och säkert sätt. Trots att de inte är direkt anställda, följer de samma dataskyddsregler som våra anställda.

Vår hemsida är byggd och hostad via Squarespace, och det innebär att denna leverantör kan ha tillgång till viss information som samlas in genom hemsidan, till exempel användardata och tekniska detaljer om besökare. Squarespace följer strikta dataskyddsregler för att säkerställa att din integritet skyddas.

För de tjänster där vi använder RUT-avdrag delar vi viss information med skatteverket eller andra myndigheter för att korrekt hantera dessa avdrag. Vi använder även externa faktureringstjänster och ekonomisystem för att skicka fakturor och hantera betalningar, och dessa tredje parter har tillgång till personuppgifter relaterade till fakturor och betalningar. Vi ser till att alla våra externa partners följer lagar och regler för dataskydd och att din information hanteras på ett säkert sätt.

Vi är noga med att välja betrodda och pålitliga tredje parter och säkerställer att de följer strikta riktlinjer för att skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Ändringar i integritetspolicyn

Ändringar i denna integritetspolicy kan komma att göras vid behov, till exempel på grund av ändrade rättsliga krav, förändringar i vår integritetspraxis eller justeringar i vår verksamhet. Alla ändringar träder i kraft omedelbart när de publiceras på vår webbplats. Vi uppmanar dig att regelbundet läsa igenom policyn för att hålla dig uppdaterad om hur vi hanterar och skyddar dina personuppgifter.